文秘

Word双面打印 页码自动对齐

@看六界风飘

      Word文档在进行双面打印时，需要让同一页纸正反的页码都出现在对应的位置，这个可以手动设置，不过更简单的是自动设置，方法如下：在Word菜单中选择“插入→页码”，在弹出的对话框中“对齐方式”一栏处选择“内侧”，这样页码就自动排列好了。最后，我们只需在打印界面上选择先打奇数页，之后把打印好的纸反过来，再打偶数页即可。

董师傅点评：如果感觉“对齐方式”处选择“内侧”，页码出现的位置跟我们预想的正好相反，那就选择“外侧”。

修改设置 缩减Word文件体积

@赛博坦之声

      用Word生成的文档，每页大概在20KB左右，而用记事本生成的文档，相同的内容只有1KB左右，能让Word文件减减肥吗？经过摸索，发现了如下方法：当文件打开时，使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间，因此可以取消这个设置，点击“工具→选项”，选中“保存”选项卡，取消“允许快速保存”即可；Word有嵌入字体技术，能够将一篇文章所包含的字体结合成一个文件，以便文件在另一台计算机上能正确地显示，这无疑会使文件的体积大大地增加，点击“工具→选项”，再选中“保存”选项卡，取消“嵌入TrueType字体”复选框即可。如果因为在其他机器上演示文档需要嵌入字体，只嵌入所需字体就好，这样一来文件既有所需的字体，又可以减小文档的体积。

董师傅点评：上述方法的确有效，不过不要忘记删除文件中的图片，这一招效果是最明显的。

财会

自动创建工作表目录

@赛博坦之声

      笔者每个月都要汇总各地分公司的Excel工作表，工作量非常大，为了便于日后查找相关内容，才4月开始公司要求汇总表要有一个目录，且目录包含超链接，点击超链接即可进入对应的工作表，如果工作表名称有了名称，也可以自动在目录中更新。原本是手动创建目录，不过工作表太多导致操作太复杂，经过摸索，借助过Excel宏命令搞定了。宏命令如下所示：

Private Sub Worksheet_Activate（）

Dim sh As Worksheet

Dim a As Integer

Dim R As Integer

//在目录工作表激活时，自动创建工作簿中除“目录”工作表外所有工作表的目录

R = Sheet1.[A65536].End（xlUp）.Row

a = 2

If Sheet1.Cells（2， 1） <> "" Then//判断是否存在工作表目录

Sheet1.Range（"A2:A" & R）.ClearContents

End If

For Each sh In Worksheets

If sh.CodeName <> "Sheet1" Then

Sheet1.Cells（a， 1）.Value = sh.Name

a = a + 1

End If

Next

End Sub

董师傅点评：如果没有修改设置，下一次打开Excel时会警告宏已被禁用，点击警告栏中的“启用内容”即可激活代码。

制作催款函 欠款早日还

@川白浅

      年中又要进行欠款清理，作为财务要制作催款函并加盖公章后催款部门。由于笔者所在的公司较大，一般的财务工作是在浪潮财务软件中完成的，但催款函却无法依靠软件自动生成，还是需要借助Excel。

      首先，在浪潮财务软件中切换到“账务处理”，点击“账表”，选择“科目余额表”，在弹出的“科目余额表”对话框中选择一个时间，例如2017年6月份，会计科目为 “应收账款”（应收款项是专业术语，其实就是欠款），点击“确定”，在弹出的科目余额表中将“应收账款”明细数据导出为Excel并将该表命名为“2017年年中应收账款明细表.xls”。

      接着，打开“2017年年中应收账款明细表.xls”删除多余列，只保留欠款单位（A列）、摘要（B列）、日期（C列）、借方（D列）、贷方（F列），新增一列命名为欠款金额（G列），在G2中输入数组公式{=SUM((B$2:B2=B2)*(E$2:E2))-SUM((B$2:B2=B2)*(F$2:F2))}，自动计算出每个欠款单位的欠款余额。

      然后，计算每个欠款单位的欠款时间，也就是根据借款日期来确定，这个比较简单如果数据少可以手工算，如果数据多可以借助公式，例如在(B2-A2)&"天"，另外有的公司需要对欠款时间进行分类，例如“0~2个月”、“2~6个月”、“6个月以上”等，优先选择超期严重的单位进行重点催债，这个时候还要对欠款时间进行二次细化。

      最后，就是打印催款单了。新建一个Word，输入基本催款信息，再附加上欠款金额、欠款期限，最后打印并盖上财务专用章即可。

董师傅点评：最好提前准备一个催款模板，之后导入数据即可。 

去掉Excel的绿色三角提示

@爱车如子

      在用Excel制作报表时，时不时需要输入身份证号、手机号等数据，如果将单元格格式保持默认的“常规”，单元格将会以科学计数法显示；如果将单元格格式设置为“文本”，左上角就会出现一个绿色的“三角”提示符号。如何去掉这个符号，让表格看上去跟统一呢？方法如下：依次点击“文件→选项”，在左边选择“公式”选项卡，然后在右边找到“错误检查”，点击“重新设置忽略错误”按钮，然后取消勾选的“文本格式的数字或者前面有撇号的数字”即可。

董师傅点评：虽然去掉绿色三角提示，但单元格格式依然为“文本”。

教师

计算平均成绩 移动端轻松搞定

@如同克拉克

      又到处理期末考试成绩的时候，以前都是在电脑上完成，现在习惯用手机或者平板电脑了，下面以计算平均成绩为例，说说笔者的方法：安装WPS移动版，加载事先准备好的成绩表，里面有各门功课的成绩，新建一列“平均分”，然后用手指向左滑动WPS移动版导航栏，定位到“自动求和”图标，手指点击该图标，再选择“平均值”，弹出一个虚拟键盘，手指点击虚拟键盘上的回车键即可看到一个学生的科目算术平均分，之后回到导航栏，看到“填充”，手指点击该选项，再选择“拖动填充”，出现了四个方向箭头，用手指按住向下的箭头，然后向下拖动到最后一个同学“平均分”的单元格中即可。

董师傅点评：移动端办公软件的统计功能相对比较弱，只能满足较为常见的成绩统计，例如求平均值、求最大值等，但好处是方便，可以临时处理急要的内容。 

不用公式编辑器照样输入分数

@诗马集

      在教学文件中有时要输入分数，一般是通过公式编辑器完成。不过，一次出差临时借用酒店电脑处理一下文件时，发现电脑上的Office是精简版，没有安装公式编辑器，需要通过Office光盘安装公式编辑器或者下载完整版Office。经过一番摸索之后，找到了解决方法：将光标定位到需要输入分数的位置，依次点击“插入→域”，在弹出的“域”对话框中，在“类别”下拉列表框中选择“等式和公式”项，在“域名”列表中选中“Eq”，点击左下角的“域代码”按钮，再点击“选项”，在弹出的“域选项”对话框中，选择“\F (,)”，再点击“添加到域”按钮，在括号内的逗号前后输入分别输入分子和分母即可。

董师傅点评：如果需要重新编辑分数的分子或分母，按下“Alt + F9”组合键，进入编辑状态，将括号中逗号前后的数字修改即可，修改完毕再次按下Alt + F9键进入分数状态。

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